Organizar un evento comienza cuando el presupuesto entra en la ecuación, pues el tener en cuenta los ingresos y el porcentaje de ellos que se destinará a los preparativos es una manera práctica de aterrizar tu idea.
Sin embargo, el proceso es complejo, por lo que se recomienda tener a mano una lista de cosas por hacer y detalles importantes que no deben olvidarse. Para sacar el máximo provecho de la cantidad que hayas delimitado, te recomendamos las siguientes ideas:
- Herramientas digitales
Como en todos los aspectos de la industria, la virtualidad se encuentra actualizada sobre las necesidades de todo event planner. Por ello, ahora existen páginas web y aplicaciones, como Money Owl y Goodbudget, cuyo funcionamiento ayuda a organizar tu presupuesto y a darle seguimiento. En algunos de ellos es incluso posible generar facturas, y en los más especializados se puede compartir con tu equipo para que las personas interesadas estén al tanto del progreso de las demás y puedan realizar aportaciones. También existen apps para eventos específicos, sobre todo para el presupuesto y la organización de tu boda. Si decides utilizar una herramienta de este estilo, asegúrate de investigar algunas para encontrar la que más se adecue a tus necesidades. - Divide tu presupuesto
Una vez que sepas todo lo que vas a necesitar para tu evento, dividirlo en grupos resulta de gran utilidad. Al hacerlo, es más sencillo encontrar productos relacionados que le puedes pedir a un mismo proveedor. De este modo, tanto el traslado como la compra resultarán más baratos, mientras que agruparlos te ayudará a visualizar todo de mejor manera. - Asigna un monto de prevención
Ya sea que estés organizando el evento individualmente o con tu equipo, siempre existe la probabilidad de olvidar algún detalle o de encontrarse frente a una situación imprevista mientras todo va tomando forma. Por ello, siempre es bueno reservar una parte del presupuesto para este tipo de situaciones inesperadas. Así, además de prevenir un posible caso de emergencia, no te saldrás de tu presupuesto en caso de tener que enfrentarlo. - Acepta
Por más organización, planeación y libretas de notas con las que se cuente, es imposible cubrir cualquier imprevisto. En especial si se trata de un evento, pues no hay manera de prever todos los movimientos de cada uno de los invitados. Por ello, aunque lleves la mejor preparación, no debe sorprenderte si surge alguna situación que no se te había ocurrido.
Aunado a estos tips, existen muchos más que pueden ayudarte dependiendo del tipo de evento al que te dedicarás. ¿Ya tienes todo lo necesario para tu siguiente presupuesto?
Tomado de ITB Américas